اهمیت وجود داشبوردهای مدیریتی

*سارا پورولی مقدم/ کارشناس معاونت برنامه‌ریزی و اقتصادی موسسه

موسسه صندوق پس انداز کارکنان راه آهن دارای ۱۲ شرکت تابعه بوده و همواره نیازمند پایش، تحلیل و بررسی عملکرد مالی و عملیاتی این شرکت‌ها و همچنین تصمیم‌گیری درست در جهت بهبود و گسترش کسب و کار است. یکی از راهکار‌های مناسب برای برطرف‌سازی این نیاز و تسلط بیشتر بر کسب و کار و عملکرد شرکت‌ها استفاده از داشبورد‌های مدیریتی است. داشبورد مدیریتی که با نام داشبورد استراتژیک هم شناخته می شود، اطلاعات مهم و ضروری کسب و کار را به صورت تصویری و گرافیکی به مدیرانی که با محدودیت های زمانی مواجه هستند، ارائه می دهد.

داشبورد‌های مدیریتی درست مانند داشبورد اتومبیل عمل می‌کند. شاید به نظر برسد که داشبورد اتومبیل تنها یک لایه نمایش شکیل با طراحی مناسب است، اما چند لحظه به اتومبیلی فکر کنید که نمی‌توانید اطلاعی از وضعیت درونی آن داشته باشید و تمام سفرتان را باید با حدس و گمان و احتمال‌های غلط و درست و تصمیم گیری‌های مبهم طی کنید و این وضعیت قطعاً غیرقابل تحمل خواهد بود. داشبورد‌های مدیریتی هم دقیقا در مواقع بحرانی که هشدار و خطر به نمایش در می‌آید، به کمک مدیران می‌آید. چیزی که در بین داشبورد مدیریتی و داشبورد اتومبیل مشترک است این است که هر دو شاخص های عملکردی کلیدی که برای کاربر حیاتی است را نمایش می دهند و سازماندهی و ارائه اطلاعات را به عهده دارند و باعث می شود اطلاعات آسان خوانده و مشاهده شود.

در موسسه به دلیل اینکه با حجم زیادی از اطلاعات روبرو هستیم مسأله مهم، تصمیم گیری های صحیح و به موقع در راستای پیشرفت موسسه و یا پروژه های شرکت‌ها می باشد. داشبورد‌ها کمک می‌کنند تا اطلاعات عملکردی، بودجه و تاریخچه عملکرد شرکت‌ها به خوبی نشان داده شود و در نتیجه به مدیران در تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری کمک شایانی می‌کند. همچنین داده‌های تجمیع شده و فرآوری شده را به مفهومی‌ترین و با ارزش‌ترین شکل ممکن به مدیران نشان می‌دهد و کمک می‌کند در کوتاه‌ترین زمان بهترین تصمیم را گرفته و به صورت فرابخشی تحلیل کنند.

این داشبوردها موسسه را به صورت برنامه‌محور و رو به جلو حرکت می‌دهد و در نهایت تحلیل، بررسی و عارضه‌یابی می‌کند. همچنین داشبورد‌های مدیریتی باعث می‌شوند مدیران گلوگاه‌های فرایندی را شناسایی کنند و از همان طریق فرایند‌های موجود در شرکت را بهینه‌سازی کنند و در نهایت به صورت استراتژیک تصمیم بگیرند.

در پایان، دلایل اهمیت داشبورد‌های مدیریتی را می‌توان در چند مورد بیان کرد: ۱) تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان (KPI) 2)بهبود عملکرد کارکنان ۳) نظارت سریع و آسان بر فرایند‌ها و نتایج پروژه‌ها ۴)صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها ۵)حذف خطا‌های تصمیم‌گیری.